MemoDocs
O MemoDocs busca sozinho, na SEFAZ e no Ambiente Nacional, as notas fiscais emitidas contra a sua empresa (NF-e, CT-e e NFS-e), guarda os XMLs num cofre seguro, faz a manifestação do destinatário e entrega tudo ao seu ERP ou ao seu contador, inclusive em sistemas antigos, pelo agente MemoDocs Sync.
Nenhuma nota contra o seu CNPJ passa despercebida. Elas chegam sozinhas ao cofre, sem ninguém entrar no portal da SEFAZ.
Da SEFAZ ao seu ERP
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SEFAZ
Um fornecedor emite uma nota contra a sua empresa. Ela fica na SEFAZ ou no Ambiente Nacional.
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Coleta
O MemoDocs busca a nota sozinho: NF-e, CT-e e NFS-e.
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Cofre
O XML da nota fica guardado num cofre seguro.
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Manifestação
Pelo portal, você faz a manifestação do destinatário.
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ERP ou contador
A nota chega ao seu ERP ou ao seu contador, inclusive em sistemas antigos, pelo agente MemoDocs Sync.
O que ele faz
Busca sozinho
NF-e e CT-e na SEFAZ e NFS-e no Ambiente Nacional, com o certificado A1 da empresa.
Guarda no cofre
Cada XML por empresa, período e tipo, pelo prazo que a lei exige.
Faz a manifestação
Você responde à SEFAZ sobre cada NF-e, pelo portal.
Entrega
Ao seu ERP ou ao seu contador, pela API ou pelo MemoDocs Sync.
Emissão de NF-e e NFC-e: em breve
A rotina, antes e depois
| Tarefa | À mão | Com o MemoDocs |
|---|---|---|
| Juntar as notas do mês | À mãoPortal da SEFAZ, site da prefeitura, e-mail do fornecedor: cada nota num lugar. | Com o MemoDocsAs notas chegam sozinhas, todo dia, da SEFAZ e do Ambiente Nacional. |
| Achar uma nota | À mãoProcurar em pastas e caixas de e-mail, ou pedir de novo ao fornecedor. | Com o MemoDocsFiltrar por período, tipo, situação e emitente no cofre. |
| Nota estranha contra o CNPJ | À mãoPassa despercebida até alguém notar no fechamento. | Com o MemoDocsToda nota aparece no cofre, e a resposta à SEFAZ sai pelo portal. |
| Certificado A1 | À mãoVence, a consulta para e ninguém percebe até faltar nota. | Com o MemoDocsAvisos por e-mail antes e depois do vencimento. |
| Levar ao ERP | À mãoBaixar e importar nota a nota, com risco de importar duas vezes. | Com o MemoDocsO ERP pega os pendentes e marca como processados: nenhuma entra duas vezes. |
O cofre: achar uma nota leva segundos
O cofre reúne os XMLs de NF-e, CT-e e NFS-e da sua empresa num só lugar, organizados por empresa, período e tipo e guardados pelo prazo que a lei exige. Empresas com filiais entram cada uma com o seu certificado, e os documentos ficam separados.
Filtros
Por período, tipo, situação e emitente.
Ver antes de baixar
O XML abre no portal: emitente, itens e valores, sem baixar nada.
Um XML ou um ZIP
Baixe um documento ou todos os pendentes de uma vez, num arquivo ZIP.
A situação de cada nota no ERP
- Pendente
- Ainda não foi importado pelo ERP.
- Processado
- O ERP já importou. Não entra de novo.
- Ignorado
- Não vai ao ERP, mas continua guardado.
Manifestação do destinatário
É como a sua empresa diz à SEFAZ o que aconteceu com cada NF-e emitida contra ela. No MemoDocs, você responde pelo portal, sem entrar em outro site.
Ciência da operação
Você avisa que viu a nota e libera o XML completo.
Confirmação da operação
A mercadoria chegou e a operação aconteceu.
Desconhecimento da operação
A nota usa o seu CNPJ, mas a empresa não fez essa compra.
Operação não realizada
A compra existiu, mas não se concretizou.
O certificado vence. A coleta não para.
Sem certificado A1 válido, ninguém consulta a SEFAZ. Por isso o MemoDocs avisa por e-mail, no endereço fiscal cadastrado, e o ERP integrado também pode receber o aviso.
- 30dias antes
- 15dias antes
- 7dias antes
- 1dia antes
E mais um aviso no dia do vencimento e, depois de vencido, um por semana até o novo certificado chegar.
Do cofre ao ERP, inclusive nos antigos
O ERP da sua empresa não precisa ser novo para receber as notas. Escolha o caminho; se preferir, elas vão para o seu contador.
Pelo portal
Quem cuida das notas entra, confere e baixa o que precisa.
Pela API
O ERP lista os pendentes, baixa os XMLs num ZIP e marca como processados.
Pelo MemoDocs Sync
O agente para Windows baixa os XMLs novos para o computador da empresa ou do contador, inclusive para sistemas antigos, e se atualiza sozinho.
Cada pessoa vê o que o perfil permite
Dono
Tudo da empresa: certificado, pessoas, documentos e configurações.
Administrador
Cuida do dia a dia: pessoas, certificado e documentos.
Funcionário
Vê, baixa e manifesta documentos. Não acessa configurações.
Cada download e cada manifestação fica registrado, com quem fez e quando, na trilha de auditoria. Portal e API só funcionam com conexão criptografada (HTTPS).
Já usa o MemoDocs?
Entre pelo portal para ver as notas da sua empresa. Para conhecer o produto em detalhe, visite o site do MemoDocs.
Perguntas frequentes
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O que o MemoDocs faz?
O MemoDocs busca sozinho, na SEFAZ e no Ambiente Nacional, as notas fiscais emitidas contra a sua empresa (NF-e, CT-e e NFS-e), guarda os XMLs num cofre seguro, faz a manifestação do destinatário e entrega tudo ao seu ERP ou ao seu contador, inclusive em sistemas antigos, pelo agente MemoDocs Sync.
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Quais documentos o MemoDocs coleta?
NF-e e CT-e emitidas contra a sua empresa, buscadas na SEFAZ, e NFS-e, buscadas no Ambiente Nacional, sem entrar no site de cada prefeitura.
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Preciso baixar os XMLs à mão?
Não. O MemoDocs busca as notas sozinho e guarda cada XML num cofre seguro.
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Que certificado eu preciso?
O certificado digital A1 da própria empresa, o mesmo arquivo .pfx que ela já usa com a SEFAZ. Só o dono ou um administrador pode enviá-lo pelo portal.
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O que acontece se o certificado vencer?
A consulta à SEFAZ para até o novo certificado ser enviado. Por isso a empresa recebe avisos por e-mail 30, 15, 7 e 1 dia antes do vencimento, no dia e toda semana depois de vencido.
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O MemoDocs faz a manifestação do destinatário?
Sim. Pelo portal, você responde à SEFAZ sobre cada NF-e emitida contra a sua empresa: ciência da operação, confirmação, desconhecimento ou operação não realizada.
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Por quanto tempo os XMLs ficam guardados?
Pelo prazo que a lei exige, organizados por empresa, período e tipo.
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Dá para baixar vários XMLs de uma vez?
Sim. Você filtra por período, tipo, situação e emitente e baixa um XML ou todos os pendentes num arquivo ZIP.
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O MemoDocs funciona com sistemas antigos?
Sim. O agente MemoDocs Sync, para Windows, baixa os XMLs novos para o computador da empresa ou do contador, e o ERP instalado ali lê os arquivos, mesmo quando é um sistema antigo.
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O MemoDocs se integra ao meu ERP?
Sim, por API. O ERP lista os documentos pendentes, baixa os XMLs num ZIP e marca como processados. Assim nenhuma nota entra duas vezes e nenhuma fica de fora.
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Quem vê o quê no MemoDocs?
Depende do perfil. O dono acessa tudo da empresa; o administrador cuida de pessoas, certificado e documentos; o funcionário vê, baixa e manifesta documentos.
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Fica registrado quem baixou cada XML?
Sim. Cada download e cada manifestação fica registrado, com quem fez e quando, na trilha de auditoria.
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Como entro no MemoDocs?
Pelo portal, em app.memodocs.com.br. Para conhecer o produto, o site é memodocs.com.br.